5 Tips Memilih Venue yang Tepat untuk Event Anda

Bagi event organizer, memilih venue untuk sebuah event bukan hal yang sulit. Kecuali jika kemauan klien,  itu baru sebuah tantangan. Klien tidak sepenuhnya faham tentang syarat utama pemilihan venue sesuai kebutuhan event. Kebanyakan dari mereka terbuai dengan nama venue yang terkenal atau yang memberikan gengsi tinggi bagi mereka.

Venue memegang peranan penting untuk kelangsungan event. Tapi event organizer harus memperhatikan dengan cermat beberapa faktor. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan EO dalam memilih venue agar event bisa berjalan sesuai keinginan klien.

1.1 Lokasi. Faktor lokasi biasanya terkait dengan beberapa aspek termasuk akses, kemudahan transportasi atau jarak.

1.2 Cari venue yang strategis dan mudah dijangkau oleh klien. Demi efisiensi waktu.

2.1 Akses. Kemudahan mencapai venue tersebut pun menjadi faktor pertimbangan.

2.2 Apakah akses menuju hotel tersebut harus melalui jalan-jalan yang padat lalu lintas pada jam-jam tertentu?.

2.3 Tentu EO harus memutar otak untuk mencari venue yang mudah diakses dengan transportasi pribadi atau umum.

3.1  Fasilitas. Memilih sebuah venue pun harus selalu disesuaikan dengan kebutuhan event itu sendiri.

3.2 Setiap jenis event memiliki daftar kebutuhan fasilitas yang berbeda dengan event yang lain.

3.3 Contoh, untuk event pertemuan lebih dr 100 orang membutuhkan ruangan dengan ceiling height dan ruangan yang luas tanpa tiang agar mempurmudah seating arrangement.

4.1 Jenis venue dan target audience. Customer is a king, maka audience harus memperoleh perlakuan istimewa.

4.2 Audience biasanya menginginkan venue dengan nama dan kelas mentereng.

4.3 Sebagai contoh, untuk menghadiri acara seminar, audience biasanya enggan jika harus datang ke hotel bintang tiga.

4.4 Jika tamu undangan yang hadir adalah kalangan kalangan atas, maka venue yang harus digunakan adalah venue bintang lima.

5.1 Bujet. Ini salah satu faktor yang paling penting dalam memilih venue yang tepat untuk event yang akan diselenggarakan.

5.2 Ungkapan ‘tidak ada barang bagus tapi murah’ berlaku disini. EO harus teliti dalam menyusun bujet.

5.3 Tapi dilihat dari faktor lainnya seperti jumlah atau kualitas tamu undangan yang datang, kalau melibatkan banyak VVIP, biasanya pihak venue managemen tak segan untuk menyediakan customized budget.

Kelima hal di atas harus diperhatikan dalam memilih event agar berjalan efektif dan efisien. Semoga bermanfaat.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *