5 Ketakutan dalam Event Planning dan Solusinya

Create event sebagai ajang promosi perusahaan anda memang ideal, tapi kalau anda organize sendiri akan ada banyak kekhawatiranya. Mulai dari, “Orang bakal datang gak ya?”, “Gimana sampaikan pesan kepada tamu?”, “Nanti org bosan nggak ya dengan acaranya?”.

Kami share beberapa hal yang jadi ketakutan dalam event planning dan coba kasih solusinya, agar anda dan tamu bisa have fun. Inilah lima hal yang menjadi kekhawatiran dalam merancang event dan bagaimana mengatasinya.

1.1     Khawatir nggak ada yang datang? Manfaatkan semua channel promosi yang anda punya. Online tidak mahal. Ada web, blog dan social media network.

1.2 Buat online event marketing page seperti di Facebook supaya ada direct move. Jangan lupa juga buat sistem RSVP untuk melihat jumlah.

1.3 Manfaatkan online marketing tools yang gratis. Pastikan semua info jelas untuk orang merespon.

1.4 Twitter Hashtag juga efektif untuk mendongkrak antisipasi dan euphoria event anda. Siapa tahu mereka share atau me-retweet.

1.5 Cari tahu kalender pertemuan para media dan mungkin bisa sebar undangan melalui kolega anda disana.

1.6 Email marketing event anda dengan detail, buat tensi: “Hanya utk 150 org”. Beri reminder periodik. Untuk free event RSVP 50%.

2.1 Khawatir orang nggak mingle? Gunakan name tags untuk tamu, agar mereka saling kenal. Tidak cool sih tapi efektif.

2.2 Di name tag beri info tambahan untuk mereka. Misal, ‘Rudy-Microsoft’ supaya mereka bisa menemukan bahan pembicaraan.

2.3 Letakkan makanan dan minuman di beberapa titik yang beda, jadi tamu bergerak dan bisa berkenalan dengan yang lain supaya lebih dinamis.

3.1. Khawatir tamu pulang duluan atau malah nggak pulang? Kuncinya di persiapan event. Harus ada rundown untuk patokan.

3.2 Bagikan timeline acara lewat handout supaya mereka tahu schedule detail dan bisa mengukur kehadiran di event anda.

3.3 Agar tamu sadar waktu, bisa di-announce via mic acara akan berakhir 20 menit lagi dengan nada sopan, sesekali saja.

4.1 Ada tamu tak diundang hadir? Mungkin mantan staff, pesaing bisnis atau orang yang tidak dikehendaki? Sambut mereka dengan hangat.

4.2 Jadi yang pertama sapa “Hai apa kabar?” supaya kalau mereka ada komplen tentang anda atau kantor, mereka bisa bicara lansung daripada ke tamu lain.

4.3. Never focus on things you can’t control. Jadilah host yang ramah, baik dan hangat atas nama event anda, sekalipun ada musuh.

5.1 Khawatir makanan habis duluan? Tenang. Solusinya: Atur sistem kirim berkala oleh F&B officer agar terkontrol.

5.2 Biasanya tamu akan makan atau minum banyak jika lihat yang berlebih. Jadi jika mereka lihat stok cukup, mereka segan untuk ambil lebih.

5.3 Antisipasi kedatangan jumlah tamu, buat plan stok F&B, minta officer anda pantau per 10 menit dengan pihak catering atau hotel.

Sebenarnya masih banyak kekhawatiran orang akan perencanaan event tapi kami bahas lima saja kali ini sampai waktu berikutnya.

Semoga sharing kami ini bisa mempermudah tugas anda dalam event plannig. Ada pertanyaan bisa langsung mention/DM atau mari ngobrol di nomer bio kami.

Foto : Dok. Evio Productions

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *