10 Hal Penting Dalam Menyiapkan Sebuah Event

Dalam melaksanakan sebuah event, event organizer harus melakukan persiapan dengan detil dan matang. Tujuan utama event adalah memuaskan kliennya. Maka dari itu, setiap persiapan harus dilakukan secara teliti.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam persiapan event. Pastikan jangan sampai ada yang terlewat.

  1. Venue atau tempat acara. Lakukan temu koordinasi dengan pihak penyedia ini, semua kebutuhan event harus dichecklist dan disampaikan.
  2. Production Meeting. Team produksi EO harus terbentuk dan dapat job desk dan checklist yang jelas. Semua pihak harus tahu ‘What to do’.
  3. Checklist. Tidak ada bagian dari komponen acara yang tidak tercatat kebutuhannya. Hal terkecil sampai yang krusial harus tercatat rapih.
  4. Biaya. Pastikan biaya yang dikeluarkan dalam event tidak lebih dari yang disusun di awal. Banyak ancaman bengkaknya budget, jadi hal ini harus sangat diperhatikan.
  5. Materi Promosi. Event publik tentu ingin mengundang massa, pastikan promo jalan dan terpasang baik. Waktu tidak bisa diulang.
  6. Timeline. Stick pada timeline produksi. Harus tahu mana yang prioritas dari waktu dan urgensi dan mana yang bisa ditunda. Be efficient!
  7. Koordinasi Talent. Harus ada officer yang urus schedule gladi resik dan kebutuhan tampil untuk hindari keterlambatan dan kesalahan saat tampil.
  8. Vendor Coordination. Sukses event adalah keselarasan dan kesamaan visi dari para pendukung acara seperti vendor dan sub-kontraktor.
  9. Logistik Internal. Semua yang bekerja dalam mempersiapkan event sangat butuh support logistik, berdasarkan checklist, kebutuhan harus ada.
  10. Final Check. Pastikan semua yang harus dipersiapkan di-check bersama dengan tim internal dan klien, untuk pastikan berjalan sesuai rencana.

Foto : Dok. Evio Productions

 

 

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *